[행정해석] 퇴직 근로자의 서류 발급 요청, 어디까지 응해야 하나?(근로기준정책과-1019, 2026.3.22.)
1. 핵심 요약
○ 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 즉시 발급해 주어야 합니다(근로기준법 제39조 제1항).
○ 다만, 이 증명서는 재취업 지원이 목적이므로, 임금명세서, 임금대장, 인사기록카드와 같은 상세 근태내역까지 기재하거나 교부할 의무는 없습니다.
○ 임금명세서 등 개인정보가 포함된 자료의 열람‧발급 여부는 근로기준법이 아니라 개인정보보호법 등에 따라 별도로 판단해야 합니다.
2. 행정해석 (근로기준정책과-1019, 2026.3.22.)
Q. 질의내용
근로기준법 제39조 제1항은 "사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다."라고 정하고 있습니다. 그리고 귀부는 사용증명서의 범위에 대해 "위 제도의 취지는 근로자가 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 되도록 하려는 것으로 사용증명서에 기재하여야 할 임금이란 당해 근로자가 재직 중에 수령한 임금에 관한 사항을 의미하는 것이고, 이에 급여명세서, 임금대장 등이 포함되는 것은 아니라고 사료됨."(근로기준팀-6424, 2007. 9. 10.)이라고 해석을 회시한 바 있습니다. 그런데 해당 회신 이후인 2011. 9. 30. 개인정보보호법이 전면 시행되었고, 개인정보보호법 제4조 제3호는 "개인정보의 처리 여부를 확인하고 개인정보에 대한 열람(사본의 발급을 포함한다. 이하 같다) 및 전송을 요구할 권리"를 정보주체가 가진다고 정하고 있습니다. 최근 이에 근거하여, 퇴직한 근로자가 임금명세서, 급여대장, 인사기록카드 등의 사본을 요청하는 경우가 있습니다. 개인정보보호법 시행 이후에도 귀부의 해석이 과거(근로기준팀-6424, 2007. 9. 10.)와 동일하여, 임금명세서, 급여대장, 인사기록카드 등 재취업 목적이 아닌 서류들은 사용증명서 배부 의무에 포함되지 않는 것인지 질의드립니다.
A. 회시내용
귀하의 민원은 근로기준법 제39조의 사용증명서의 범위에 대한 것으로 이해됩니다.
근로기준법 제39조에 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 하고(제1항), 위 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 기재하도록(제2항) 규정하고 있습니다.
근로기준법 제39조에 따라 근로자가 사용증명서를 요구하는 경우, 사용자는 당해 근로자의 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 중 근로자의 요구사항만을 기입하여 교부해주어야 하며,
- 이때, 상세한 근로실태의 내역(임금명세서, 임금대장, 인사기록카드 등)을 요구하는 확인조회에 해당하는 것까지 사용증명서를 교부해야하는 것은 아니라고 사료되고,
- 다만, 개인정보 처리에 관해서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 개인정보 보호법에 따라야 하므로, 근로기준법 등이 정하고 있지 않은 근로자의 개인정보 처리에 관해서는 개인정보 보호법에 따라야 함을 알려드립니다. 끝.
○ 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 즉시 발급해 주어야 합니다(근로기준법 제39조 제1항).
○ 다만, 이 증명서는 재취업 지원이 목적이므로, 임금명세서, 임금대장, 인사기록카드와 같은 상세 근태내역까지 기재하거나 교부할 의무는 없습니다.
○ 임금명세서 등 개인정보가 포함된 자료의 열람‧발급 여부는 근로기준법이 아니라 개인정보보호법 등에 따라 별도로 판단해야 합니다.
2. 행정해석 (근로기준정책과-1019, 2026.3.22.)
Q. 질의내용
근로기준법 제39조 제1항은 "사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다."라고 정하고 있습니다. 그리고 귀부는 사용증명서의 범위에 대해 "위 제도의 취지는 근로자가 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 되도록 하려는 것으로 사용증명서에 기재하여야 할 임금이란 당해 근로자가 재직 중에 수령한 임금에 관한 사항을 의미하는 것이고, 이에 급여명세서, 임금대장 등이 포함되는 것은 아니라고 사료됨."(근로기준팀-6424, 2007. 9. 10.)이라고 해석을 회시한 바 있습니다. 그런데 해당 회신 이후인 2011. 9. 30. 개인정보보호법이 전면 시행되었고, 개인정보보호법 제4조 제3호는 "개인정보의 처리 여부를 확인하고 개인정보에 대한 열람(사본의 발급을 포함한다. 이하 같다) 및 전송을 요구할 권리"를 정보주체가 가진다고 정하고 있습니다. 최근 이에 근거하여, 퇴직한 근로자가 임금명세서, 급여대장, 인사기록카드 등의 사본을 요청하는 경우가 있습니다. 개인정보보호법 시행 이후에도 귀부의 해석이 과거(근로기준팀-6424, 2007. 9. 10.)와 동일하여, 임금명세서, 급여대장, 인사기록카드 등 재취업 목적이 아닌 서류들은 사용증명서 배부 의무에 포함되지 않는 것인지 질의드립니다.
A. 회시내용
귀하의 민원은 근로기준법 제39조의 사용증명서의 범위에 대한 것으로 이해됩니다.
근로기준법 제39조에 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 하고(제1항), 위 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 기재하도록(제2항) 규정하고 있습니다.
근로기준법 제39조에 따라 근로자가 사용증명서를 요구하는 경우, 사용자는 당해 근로자의 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 중 근로자의 요구사항만을 기입하여 교부해주어야 하며,
- 이때, 상세한 근로실태의 내역(임금명세서, 임금대장, 인사기록카드 등)을 요구하는 확인조회에 해당하는 것까지 사용증명서를 교부해야하는 것은 아니라고 사료되고,
- 다만, 개인정보 처리에 관해서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 개인정보 보호법에 따라야 하므로, 근로기준법 등이 정하고 있지 않은 근로자의 개인정보 처리에 관해서는 개인정보 보호법에 따라야 함을 알려드립니다. 끝.
